資訊流通的組織文化

最近有很多機會跟不同的團體混,而每次到了個新團體,我總是想著要如何運用現有工具改善內部資訊流的問題。運用的工具像是 Redmine(專案管理系統)、CiviCRM(支持者關係管理系統)、Drupal(內容管理系統)

但這幾個工具當中,我尤其重視 Redmine。要為沒有內部資訊流慣習的組織,型塑資訊分享與內部溝通的文化,首重於資訊工具的導入是否能夠成功。觀察多數組織的內部運作結構,資訊最流通的部分通常是在於「工作」上,諸如各部門的行政工作、專案項目,只有在最枝微末節的工作上,才會有比較頻繁的溝通、交流;因此,從專案管理這個面向切入,在執行日常工作的過程中導入使用專案管理系統,先讓內部成員感受到資訊工具所帶來的好處(可以指派執行者、設定期限、觀察者都可得知工作執行進展,甚至是可利用甘特圖來決定介入管理的時機),待內部資訊流通、文化型塑了,才有機會讓組織轉型成為可異地合作的資訊化團隊。

為什麼會是 Redmine?因為 Redmine 就是以「工作」為基本組成要素的資訊系統,符合我前述論理的方向,當然爾就成為最適合用來協助組織建構內部資訊流的工具。此外,當內部溝通文化型塑後,可再利用 Redmine 的外掛程式擴充所需的功能,補全內部資訊流。例如每個專案都須設定各自可運用的預算規劃,可以安裝 CRM + Finance 外掛程式;例如要將所有寄到客服信箱的訊息都轉成可執行管控的工作項目,可以安裝 Helpdesk 外掛程式(還要配合 Mail Server 的設定)。

資訊工具要能被妥善運用,落實到各個層面,才會真的產生綜效。如果一個組織原先沒有資訊流,然後開始思考要導入會計財務系統或客服系統,當然都有對應的工具(而且還比 Redmine 外掛程式更好用),然而單有工具並不能讓大家把事情做好,因為文化還沒形成。唯有(好的)文化,才能成就(好的)團隊。

 

註:Drupal 通常就是指幫那個組織製作網站,所以其實更偏重於外部資訊流。

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